Курсовая работа на тему Оформление служебных документов

Введение

Составление служебных документов трудный и сложный процесс, который занимает много времени служащих и ИТР. Рационализировав этот процесс, можно добиться экономии времени, повысить общую культуру документирования и управленческого труда

В работе по документированию большую роль играет словесное оформление решений, действий, связей. При подготовке документов следует учитывать, что язык является не пассивным фиксатором принятых решений, а выполняет активную стимулирующую роль в управленческой деятельности. Так, действенность директивной и распорядительной документации в значительной мере обеспечивается императивом повелительной конструкцией языка приказов, распоряжений, постановлений. Соответствующих речевых конструкций требуют документы, излагающие просьбу, требование, благодарность и т.д. Деловая речь, деловой язык, деловое служебное письмо понятия определенные. Деловой язык это язык официальных взаимоотношений, это литературный язык.

Традиции и обычаи в документировании оказались очень живучими. И сейчас еще встречаются устаревшие термины, архаизмы, словосочетания, речевые штампы, канцеляризмы (коим образам, прошу не отказать, при этом направляем, дана настоящая и др.). При составлении документов нужно пользоваться официально-деловым стилем.

Литературный язык имеет много стилей, художественно беллетристический, общественно-публицистический, научный, производственно-технический, исторический, официально-деловой и т.п., которые все время развиваются и находятся в постоянном взаимодействии.

Под стилем языка, говорит известный филолог А.Н. Ефимов, принято понимать исторически сложившуюся разновидность языка, отличающуюся как в отношении состава и характера объединения речевых средств, так и в смысле закономерности их употребления. Для каждого стиля существует характерное, типичное, а также запретное. [2)

В каждой группе стилей есть свои разновидности. Так, художественно беллетристический стиль включает прозаический и поэтический; общественно-публицистический стили газетно-журнальный и литературно-критический. Документально-деловой стиль имеет в своем составе стиль законодательно-распорядительных документов (указов, приказов, распоряжений, постановлений), деловой переписки, телеграфный стиль и т.д.

Стиль законодательно-распорядительных документов, отмечал академик Л.В. Щерба, язык законов требует, прежде всего, точности и невозможности каких-либо кривотолков; быстрота понимания не является уже в таком случае исключительно важной, так как заинтересованный человек безо всякого понукания прочтет всякую статью закона и два, и три раза. [5)

Качество и структура стилей непостоянны и изменяются от столетия к столетию, от эпохи к эпохе. После Октябрьской революции в учреждениях продолжало работать много служащих дореволюционной России, деловая речь включала множество канцеляризмов и архаизмов (Дано Петрову Ивану Яковлевичу, что он действительно является лицом, коим себя именует, что подписью и приложением печати удостоверяется). Поэтому немало прошло времени, прежде чем избавились от старого и ненужного в языке и стиле.

Официально-деловой стиль имеет специфические отличия от разговорной речи и других стилей литературного языка. При подготовке текста документа должны соблюдаться следующие основные принципы: объективность содержания и нейтральность тона, полнота информации и краткость изложения, типизация речевых средств и стандартных терминов. Служебные документы, как правило, оформляются от имени юридического лица учреждения или его структурного подразделения. Формы выражения общественных интересов в служебном документе должны соответствовать нормам административного права.

Большинство документов составляется не от первого, а от третьего лица, причем местоимения заменяются существительными (не я прошу) а институт просит, Министерство не возражает). В служебной документации недопустимы диалекты (местные говоры), просторечные и жаргонные слова.

На сегодняшний день тема моего исследования актуальна, т. к. стандартизированные обороты требуют минимального умственного напряжения и ускоряют процесс составления документов. По данным инженерной психологии, стандартизированные обороты воспринимаются в 810 раз быстрее. Процесс прочтения документа можно уподобить поиску информации. Этот поиск осуществляется посредством ключевых слов, определяющих вид документа (приказ, решение), и типизированных оборотов.

В наши дни одним из сильных средств воздействия на язык масс является печатное слово. Из книг и журналов читатели черпают не только специальные знания, но и примеры правильного и образного изложения мыслей. Однако еще очень часто встречаются отклонения от литературных норм. Например. приветствие в адрес, упреки в адрес , передовой форпост науки и др.

Необоснованно много встречается словесных штампов (надо отмстить, особенно надо остановиться, необходимо указать, остановиться на вопросе, учитывая вышеизложенное, получить нижеследующее, означенный инвентарь, выдана данная справка и т.д.).

К числу избитых речевых штампов, употребляемых докладчиками и лекторами, относятся также: начать борьбу за, увязать вопрос, заострить внимание, нацелить внимание, поставить во главу угла, в центре внимания, мы имеем на сегодняшний день, трудно переоценить значение и т.п.

Стандартно звучат слова-спутники, критика обязательно резкая, поддержка всегда горячая и т.п.

Язык служебных документов должен удовлетворять следующим требованиям:

1. Соблюдение норм официально-делового стиля и современного литературного языка, прежде всего тех из них, которые помогают выразить мысль более четко и полно.

В качестве нормы нередко выступают и такие варианты языка, которые наиболее целесообразны, уместны, а потому и предпочтительны. Так, скажем, при выборе вариантов типа оказать помощь помочь, допускать ошибку ошибиться надо учитывать традиции стиля, которыми пользуются в данном случае.

2. Наличие слов, употребляющихся преимущественно
в официальных документах, закрепившихся в административно-канцелярской речи (типа надлежащий, должный, вышеуказанный, нижеподписавшийся и т.п.).

3.Использование терминов и профессионализмов (обусловленное тематикой, содержанием служебных документов), в первую очередь юридических и бухгалтерских;

4.Широкое употребление сложных отыменных предлогов, выражающих стандартные аспекты содержания, например: в целях оказания помощи, в порядке оказания помощи ,

5.Ограниченное употребление усложненных синтаксических построений предложений с причастными и деепричастными оборотами, с различного рода перечислениями.

Одной из наиболее приметных черт официально-делового стиля является непрерывно продолжающийся процесс стандартизации деловой речи, прежде всего языка массовой типовой документации; широкое использование готовых, уже утвердившихся словесных формул, трафаретов, штампов. Например, в целом, в связи, в соответствии с, в интересах (стандартные синтаксические модели с отыменными предлогами). Их использование в документах вполне закономерно, так как облегчает процесс составления типовых текстов.

Краткость изложения достигается путем замены сложных предложений простыми, а также посредством устранения причастных и деепричастных оборотов и употребления общепринятых сокращений.

1. Виды документов и их классификация

Все документы по отражаемым в них видам деятельности делятся на две большие группы. Первая это документы по общим и административным вопросам, т.е. по вопросам общего руководства предприятием (организацией) и его производственной деятельностью. Эти документы могут составлять работники всех подразделений предприятий. Вторая группа документы по функциям управления. Такие документы составляют работники финансовых органов, бухгалтерии, отделов планирования, снабжения и сбыта, других функциональных подразделений.

Документы классифицируются по наименованиям: служебные письма, приказы, протоколы, акты, докладные записки, договоры и т.д. Оформление всех этих документов унифицировано, но по содержанию они могут быть совершенно разными:

по месту составления: внутренние (документы, составляемые работниками данного предприятия) и внешние (документы, поступающие из других предприятий, организаций и от частных лиц);

- по содержанию: простые (посвященные одному вопросу) и сложные (охватывающие несколько вопросов);

- по форме: индивидуальные, когда содержание каждого документа имеет свои особенности (например, докладные записки), трафаретные, когда часть документа отпечатана, а часть заполняется при составлении, и типовые, созданные для группы однородных предприятий.

Как правило, все типовые и трафаретные документы печатаются типографским способом или на множительных аппаратах.

- по срокам исполнения: срочные, требующие исполнения в определенный срок, и несрочные, для которых срок исполнения не установлен;

- по происхождению: служебные, затрагивающие интересы предприятия, организации, и личные, касающиеся конкретного лица и являющиеся именными;

- по виду оформления: подлинные, копии, выписки, дубликаты;

- по средствам фиксации: письменные, графические, фотокинодокументы и т.д.

Подлинник это подписанный и надлежащим образом оформленный экземпляр документа, составленный в первый раз.

Копия повторное, абсолютно точное воспроизведение подлинника (с пометкой копия), засвидетельствованное в установленном порядке соответствующим должностным лицом. На копиях служебных документов, требующих особого удостоверения, в обязательном порядке ставятся подпись руководителя и печать.

Иногда для работы требуется не копия с подлинного документа, а выписка из того или иного его раздела. При оформлении выписки обязательно надо указать, из какого документа она сделана. Правильность составления выписки подтверждается подписями должностных лиц и печатью. Предприятиям и организациям предоставлено право в случае утери владельцем подлинного документа выдавать ему соответствующий дубликат (с пометкой дубликат), имеющий одинаковую юридическую силу с подлинником.

2. Правила оформления телефонограмм

Телефонограмма(ТФГ) запись сообщений на расстоянии с голоса. Документ, содержащий оперативную информацию, передаваемую устно по каналам телефонной связи. Адресат полученное сообщение записывает от руки. Может быть застенографирована или записана с помощью звукозаписывающей аппаратуры, а затем расшифрована и отпечатана. Следует проверять правильность записи повторным чтением телефонограммы в конце ее передачи.

ТФГ как правило содержит сообщения, извещения, оповещения, распоряжения.

Если ТФГ передается нескольким адресатам, к ней прилагается список учреждений, которым ее посылают, и номера телефонов, по которым ТФГ передается.

ТФГ пишется кратко, точно, простыми предложениями: Сообщаем место и время проведения собрания акционеров.

Объем ТФГ не должен превышать 50 слов.

При передаче ТФГ после представления говорят абоненту: Примите телефонограмму. Следует дать время абоненту подготовить все необходимое для записи. Дальше четко диктуют текст, после чего просят повторить текст. В конце следует назвать фамилию передавшего ТФГ, время передачи, телефон и спросить: кто принял.

У секретаря всегда должны быть бланки входящих и исходящих ТФГ.

Обязательными реквизитами телефонограммы являются:

наименование учреждений адресанта и адресата;

реквизит от кого и кому с указанием должности, фамилии, и отчества должностных лиц;

номер, дата и время передачи и приема телефонограммы;

должности и фамилии передавшего и принявшего телефонограмму;

номера телефонов;

текст и подпись.

Поступившая телефонограмма должна иметь те же реквизиты, что и отправляемая, за исключением подписи.

Телефонограмма должна иметь заголовок, он составляется в соответствии с ГОСТ Р 6.302003 как для делового письма, т.е. выражается предложным падежом с предлогом о или об. Например, Об изменении времени заседаний Совета, О прибытии участников семинара Телефонограммы пишутся подобно телеграммам кратко, четко, простыми предложениями. В первой части телефонограммы констатируются факты, побудившие дать телефонограмму, во второй предпринимаемые действия. Телефонограмма излагаются от первого лица. Желательно, чтобы организация имела специальные бланки для входящих и исходящих телефонограмм. Телефонограмма составляется в одном экземпляре и подписывается руководителем или ответственными исполнительным.

Телефонограмма включает следующие реквизиты: наименование предприятия, вид документа, дата, индекс, место составления, адресат, текст, подпись, отметки о времени передачи и указание должностей и фамилий (или только фамилий) лиц, принявших и передавших телефонограмму. В случае отсутствия бланков для телефонограммы применяются листы бумаги форма А5. Телефонограммы составляются в одном экземпляре, подписываются руководителем предприятия или непосредственным исполнителем. Если телефонограмма передается нескольким адресатам, то прилагается список учреждений адресатов и номеров телефонов.

Классификация переписки может проводиться по различным признакам, связанным с назначением и содержанием документов, их важностью и срочностью, значимостью в решении определенных задач, статусом автора и адресата, характеристиками материального носителя и способа записи, технологией передачи с помощью средств связи и особенностями обработки в системах делопроизводства. Для классификации переписки существенное значение имеет отнесение документов к определенным системам управленческой документации и категориям сообщений, передаваемых по сетям связи. Перечень оснований, по которым может проводиться систематизация деловой переписки, является весьма обширным. На различных стадиях создания, передачи и использования деловой переписки решаются определенные прикладные задачи и применяются соответствующие признаки классификации документов.

Переписку, как любую другую документацию, принято подразделять на служебную (официальную) и личную. Пометка Лично на письмах, направляемых по адресу организации, может иметь двоякий характер: она может проставляться на письмах конкретному лицу, имеющих сугубо личный характер, и подчеркивать закрытость, конфиденциальность информации служебного характера.

Официальная переписка классифицируется по различным признакам (основаниям, деления). (см. таблицу 1).

Перечень признаков классификации деловой переписки не исчерпывается указанными основаниями деления. В ряде случаев существенное значение имеют такие факторы в работе с документами, как статус отправителя и получателя, срочность подготовки и исполнения, категория доступа к информации, отнесение к определенным почтовым категориям и разрядам. Важным моментом при организации работы по подготовке и оформлению писем является наличие официально утвержденной формы письма или требований к его составу и содержанию.

Как писать служебные письма

Определитесь с целью письма.

Укажите характер вашего письма.

Краткость залог получения ответа.

Какого именно действия вы добиваетесь?

Старайтесь выразить суть письма в тексте.

ОФОРМЛЕНИЕ СЛУЖЕБНЫХ ПИСЕМ

Письмо единственный документ, на котором не ставятся название его вида, как например: АКТ, ПРИКАЗ и др.

СЛУЖЕБНОЕ ПИСЬМО способ обмена информацией между организациями, предприятиями, фирмами.

1. Служебное письмо пишут на специальных бланках. Состав и расположение реквизитов бланка должны соответствовать ГОСТ 6.3890.

2. Реквизиты служебного письма: гос. герб, наименование министерства, ведомства, эмблема и наименование организации, почтовый адрес, номер телефона, факса, номер счета в банке, дата, индекс, ссылка на дату и номер входящего документа, адресат, заголовок к тексту, текст, подпись, отметка о направлении копии в другие адреса, в дело, фамилия и телефон исполнителя.

3. Реквизиты, состоящие из нескольких строк, печатают через один интервал, между реквизитами 1,52 интервала. Текст письма печатают через 1,5 интервала. На формате А5 допускается печатать текст через 1 интервал. Текст, предназначенный для размножения типографским способом, печатают через 2 интервала.

4. Текст письма должен быть лаконичным, убедительным. Писать надо точно и просто, отдавая предпочтение простым распространенным предложениям. При этом необходимо стремиться к тому, чтобы каждое слово несло максимум информации.

5. Письма могут быть оформлены в виде просьбы, запроса, ответа, уведомления, отказа, обращения, предложения, требования, распоряжения, напоминания, предупреждения, приглашения, подтверждения, извещения, телеграммы, указания и др.

Классификация официальной переписки

Признак

Похожие рефераты:

Реферат на тему Плоттеры нового поколения Курсовая работа на тему Построение компоненты в Builder C++ Курсовая работа на тему Потоковое видео и открытые системы Курсовая работа на тему Предметная область "тестирование" Реферат на тему Применение компьютерных технологий при проектировании нефтеперерабатывающего завода Контрольная работа на тему Проведение АВС анализа в среде MS EXCEL Курсовая работа на тему Проектування каталогу мобільних телефонів у Access Курсовая работа на тему Проектування офісу САПР-одяг Курсовая работа на тему Разработка автоматизированной системы управления "Трехмерная печать" Контрольная работа на тему Разработка информационной системы "Производство продукции/услуг" Курсовая работа на тему Разработка мультимедийного сайта Курсовая работа на тему Разработка приложения средствами VBA Курсовая работа на тему Разработка программного обеспечения виртуальной библиотеки Курсовая работа на тему Разработка программы сжатия и восстановления файлов с помощью фиксированного блочного кода постоянного смещения Курсовая работа на тему Разработка специализированного процессора для исполнения элементарных функций Курсовая работа на тему Разработка устройства "Светодиодный пробник p-n переходов" Курсовая работа на тему Решение проблемы топологии и установки устройств физического уровня Курсовая работа на тему Решение транспортной задачи Лабораторная работа на тему Решение уравнений, неравенств и их систем Курсовая работа на тему Розвиток сучасних структур програмного забезпечення Реферат на тему Середовище навчання Moodle. Його переваги та недоліки Курсовая работа на тему Система баз данных MS SQL Server 2000 Реферат на тему Система непрерывной подачи чернил Курсовая работа на тему Система съема данных с оптопар Доклад: Сканеры и принтеры, сфера их применения Курсовая работа на тему Современные информационные системы управления государством Реферат на тему Современный уровень развития переносной флэш-памяти и USB-брелков Курсовая работа на тему Создание базы данных "Аттестация сотрудников" Контрольная работа на тему Создание презентации Курсовая работа на тему Спортивная программа и организация базы данных Курсовая работа на тему Суперэлементное моделирование пространственной системы "плита грунтовое основание" Курсовая работа на тему Сутність та принципи роботи ЕОМ Курсовая работа на тему Сучасне інтерактивне спілкування Реферат на тему Сучасний стан інформаційної безпеки. Проблеми захисту комп'ютерної інформації Реферат на тему Сучасні антивірусні програми та принцип їх роботи Реферат на тему Сучасні комп'ютерні технології Курсовая работа на тему Сучасні операційні системи, архітектура, відмінні характеристики, функціональність, виробництво і перспективи розвитку Реферат на тему Сучасні програмні продукти для управління маркетинговою діяльністю Контрольная работа на тему Сучасні системи автоматизованого проектування графічних проектів Реферат на тему Сущность алгоритмов Контрольная работа на тему Сущность защиты информации Реферат на тему Сущность искусственного интеллекта Курсовая работа на тему Схема електрична принципова модуля на базі 8-розрядного мікропроцесора Контрольная работа на тему Схема контроллера Реферат на тему Схема радиомодема Реферат на тему Схемы шифрования AES, RC4, RC5, RC6, Twofish, Mars Курсовая работа на тему Счетчик обратного отсчета Курсовая работа на тему Технологии компьютерных игр Реферат на тему Функции и возможности текстового редактора Дипломная работа на тему Функціонування системи інформаційного обслуговування користувачів бібліотек у сучасних умовах Реферат на тему Характеристика качества ПО "практичность" Курсовая работа на тему Цвет и графика на ЭВМ Реферат на тему Что такое компьютерная сеть. Виды сетей Контрольная работа на тему Экономические информационные системы Дипломная работа на тему Электронная почта Курсовая работа на тему Язык программирования высокого уровня С++ Курсовая работа на тему Языки программирования Контрольная работа на тему Установка и настройка программного обеспечения локальной сети Курсовая работа на тему Датчики скорости коррозии как элементы АСУ общей системы мониторинга Курсовая работа на тему Динамическое формирование и преобразование списков и структур Шпаргалка: Дискретная техника Реферат на тему Устройство персонального компьютера Курсовая работа на тему Устройство управления системой измерения веса Контрольная работа на тему Утилиты, буфер обмена, автоформат MS Excel Доклад: Файловая система для операционной системы Windows Лабораторная работа на тему Дослідження файлової структури Курсовая работа на тему Економічні задачі лінійного програмування і методи їх вирішення Курсовая работа на тему Емпіричне дослідження програмного забезпечення Курсовая работа на тему Автоматизация системы управления холодильной установкой Курсовая работа на тему Автоматизированная система управления климатом в тепличных хозяйствах Реферат на тему Автомобильная электроника Курсовая работа на тему Анализ доходов отдела фирмы, занимающейся розничной торговлей офисной мебелью Курсовая работа на тему База данных "Магазин по продаже дисков" Курсовая работа на тему Безпровідна мережа Wi-Fi, її будування Контрольная работа на тему Компьютерная графика Реферат на тему Компьютерная графика Контрольная работа на тему Компьютерная графика Реферат на тему Компьютерная графика и решаемые ею задачи Курсовая работа на тему Компьютерная лингвистика Дипломная работа на тему Компьютерная модель СГ в координатах d, q, 0 в режиме ХХ Курсовая работа на тему Назначение и возможности 3d's МАХ 9.0 Реферат на тему Назначение и основные функции электронных таблиц Лабораторная работа на тему Настройка ОС Windows Контрольная работа на тему Методы информационных технологий в делопроизводстве Учебное пособие: Методы исследования операций Курсовая работа на тему Применение пакетов прикладных программ в экономике Контрольная работа на тему Применение программы Ехсеl для определения заработка водителей такси Курсовая работа на тему Применение симплекс-метода Курсовая работа на тему Проблемы документационного обеспечения управления и использования электронной цифровой подписи Контрольная работа на тему Проблемы защиты информации Курсовая работа на тему Проблемы защиты информации в компьютерных сетях Дипломная работа на тему Проблемы и перспективы развития федеральной целевой программы "Электронная Россия" Контрольная работа на тему Проблемы искусственного интеллекта Реферат на тему Проблемы обеспечения безопасности информации в сети интернет Курсовая работа на тему Проблемы развития информационных технологий в республике Беларусь Реферат на тему Проблемы совершенствования качества выпускаемого программного обеспечения Реферат на тему Проблемы создания искусственного интеллекта Курсовая работа на тему Проблемы социальной информатики Курсовая работа на тему Прогнозирование количественными методами Курсовая работа на тему Програма "Screen Saver" (зберігач екрану)