Реферат на тему Разработка стратегии деловой беседы

План успешной деловой беседы можно представить в виде шести групп вопросов, на которые следует ответить себе перед началом любого делового разговора. Узнайте, как разработать успешную стратегию предстоящего вам делового разговора.

Геннадий Иванович Прокопенко, кандидат психологических наук, член-корреспондент Международной академии психологических наук.

При сознательной подготовке к беседе до разработки стратегии и подробного плана беседы проводится предварительный анализ личности нашего собеседника, его служебного положения; прогнозируются последствия нашего сообщения. Мы не будем рассматривать формальные стороны анализа, а набросаем возможный план предварительного анализа беседы. Этот план можно представить в виде шести групп вопросов, на которые следует ответить себе перед началом любого делового разговора. Ответы на вопросы позволяют нам представить ожидаемую оперативную ситуацию, что может быть использовано при выработке стратегии, подробного плана и рабочего плана деловой беседы.

Путем предварительного анализа должно быть установлено, о каком виде беседы идет речь: будет ли это беседа, в которой мы хотим ускорить принятие каких то решений (форсированная беседа), или же основной целью беседы будет передача информации собеседнику для пробуждения у него интереса к новой проблеме (информативная беседа); может быть, речь идет об устранении чужих вариантов и проведении нашего решения (элиминирующая беседа); может быть, это беседа, где мы знакомим собеседника с новой темой (беседа-лекция).

Разработка стратегий беседы

Что такое стратегия беседы? Из чего она складывается? Как разработать стратегию нашего делового разговора? Условно и крайне упрощенно можно считать, что стратегия беседы это процесс, который в общих чертах ведет к решению намеченных нами задач данной беседы. В любом случае выбор стратегии определяется темой беседы. Она основывается на совокупности принципов, которые мы определяем с помощью теории коммуникации и психологии и которые должны нас привести к желанной цели. Конечно, стратегия меняется от беседы к беседе и от собеседника к собеседнику. Но как бы мистически ни звучало слово стратегия, мы все же попытаемся установить хотя бы общие принципы и направления нашей работы по подготовке и проведению беседы:

Представьте себе и опишите, причем как можно убедительнее, своего будущего собеседника и его предполагаемую реакцию.

Попытайтесь вникнуть в его задачи и мотивы, чтобы понять его исходную позицию, логику и стратегию.

Подумайте, как создать для беседы благоприятную атмосферу, завоевать доверие, избежать напряженности, свести к минимуму формализм и обыденность в общении, проявить симпатию, быть внимательным ко всем присутствующим. Если в беседе участвуют и знакомые, и незнакомые собеседники, то, как правило, нужно быть более сдержанным по отношению к знакомым собеседникам, а по отношению к новым более предупредительным. Человеку свойственно стремление в любой беседе обращаться к знакомым, а это может поставить новых собеседников в неравноправное, изолированное положение, что в значительной мере препятствует успеху деловой беседы.

Наблюдайте, слушайте и оценивайте реакции ваших собеседников, а выводы используйте для продолжения деловой беседы и возможного изменения ее плана.

Пользуйтесь позитивным и оптимистическим способом выражения мыслей и эмоций.

Задавайте как можно больше вопросов, чтобы ситуация выкристаллизовалась как можно раньше.

Избегайте резких поворотов в беседе. Конечно, каждому неприятно, если его неожиданно обольют холодной водой; то же относится и к нашему собеседнику.

Разработайте общий метод аргументации в данной беседе: подробный план аргументации, возможные контраргументы.

Подумайте о том, какие средства применить для ориентации беседы в желаемом направлении и для предотвращения возможных отклонений. Даже простая модель ориентации беседы, несмотря на то что придуманный пример и конкретный случай почти всегда отличаются друг от друга, означает большой шаг вперед мы подготовили технику, и нам остается лишь приспособить ее к данному случаю.

Наметьте альтернативные (запасные) цели, менее подходящие варианты и подготовьте компромиссные решения на тот случай, если перестанете контролировать ход беседы.

По возможности разработайте поэтапные задачи и последовательно включайте их в конструкцию беседы. Их функция быть лестницей, вместо рискованного прыжка мы осуществим относительно легкое восхождение. И конечно, следует предусмотреть процесс нейтрализации замечаний, если они приобретут крайне нежелательное для нас направление.

И наконец, обеспечьте дальнейшие контакты с собеседником и обратите внимание на возможность новых видов деятельности.

Эта общая стратегия подготовки и проведения беседы может полностью или частично использоваться почти для любой деловой беседы. Нам остается теперь разработать специфическую стратегию для каждой конкретной деловой беседы, которая обусловлена нами, личностью партнера, ситуацией, обстоятельствами и непосредственными целями.

Проверка подготовленности к беседе

До начала беседы полезно еще раз заглянуть в материалы, проанализировать проделанную работу и уточнить некоторые детали. Для этого мы приводим контрольный список вопросов, который читатель может дополнить и приспособить к своим повседневным нуждам. Перед началом беседы ответьте сами себе на следующие вопросы:

1. Все ли я тщательно продумал(а)?

2. Вполне ли я готов(а) правильно ответить на возможные вопросы собеседника?

3. Пытался(ась) ли я представить себя на месте собеседника и понять его?

4. Является ли мой план беседы точным, ясным и корректным?

5. Не вызовет ли мой план беседы вопросов, на которые я не смогу ответить?

6. Выглядят ли мои формулировки естественными и убедительными?

7. Правильно ли составлен план беседы, логично ли его построение?

8. Все ли мои мысли выражены точно и ясно?

9. Правильно ли выбран тон изложения?

10. Если бы эта беседа была проведена со мной, остался(ась) бы я ею доволен(а)?

Общие правила запоминания

Обобщая опыт повседневной практики деловых бесед и сравнивая его с выводами и идеями признанных в этой области авторитетов (теоретиков и практиков), мы подошли к анализу нашей самой уязвимой способности умению быстро и полно запоминать. Если мы постараемся вспомнить содержание нескольких дискуссий, то не нужно будет специально подчеркивать роль наших запоминающих мощностей.

К счастью, можно значительно увеличить, и притом без особого труда, объем и точность запоминания. Нужно лишь применять несколько основных принципов, уже давно открытых исследователями. Мы не собираемся вникать в биологическую природу памяти или заниматься поиском различных определений этого все еще таинственного химико-биологического процесса. Оставим это специалистам, биологам, психологам и химикам. Мы ограничимся практическими наставлениями, которые могут частично облегчить наши повседневные муки.

Ни в коем случае нельзя стараться запомнить все, что проходит через наши уши. Эта попытка наверняка закончится неудачно. Поэтому следует всегда тщательно отбирать материал, который мы собираемся сохранить в памяти. При этом запоминание должно быть подчинено следующим перспективным целям: повысить эффективность нашей трудовой деятельности; создать предпосылки для интенсификации умственной деятельности.

Многие исследователи открыли и разработали десятки практических рекомендаций и принципов, применение которых поможет развить память. Но запомнить все эти рекомендации было бы слишком сложно и нерационально. Поэтому мы отберем четыре-пять общих принципов, которые должны быть достаточно емкими и включать основные моменты остальных принципов. Эти общие правила (принципы) следует применять сознательно до тех пор, пока они не станут нашей плотью и кровью, так как хорошая память является предпосылкой эффективного проведения любой деловой беседы.

Каковы же общие правила запоминания?

1. Наши мысли должны быть направлены только на то, чтобы точно запомнить сообщаемую информацию, т. е. необходимы воля и усилия, а не позиция ожидания.

2. Следует активно реагировать на то событие, которое мы должны запомнить; нужно слушать, обсуждать и обдумывать его в тот момент, когда оно происходит.

3. Вспомните это событие позже в удобный момент с тем, чтобы оно закрепилось, не поблекло и не стерлось в памяти.

4. Внушите себе значимость того, что вы сознательно хотите запомнить для того, чтобы увязать это событие во времени и пространстве с другими, создав таким образом опорные точки для вспоминания.

5. Наиболее надежный и быстрый способ улучшить память разработать системы ведения записей и аккуратно записывать все, что мы считаем необходимым. По возможности объем этого необходимого следует максимально увеличить.

Все эти правила лучше применять последовательно, что является главной предпосылкой повышения эффективности проведения наших деловых бесед.

Напомним, что первые четыре правила нужно применять только после того, как будет усвоено пятое. Факты свидетельствуют о том, что большинство людей, добившихся успеха, пользовались пятым правилом.

Ведение записей

Может ли кто-нибудь запомнить все, что нужно, или все, что он хотел бы запомнить? Психологи утверждают, а эксперименты подтверждают, что даже самые одаренные личности больше забывают, чем запоминают, то, что касается рабочих материалов. А половина того, что остается в памяти, к тому же неточна. Таким образом, весь объем оставшегося в памяти в лучшем случае снижается до 1520% того, что было сообщено. Эти строгие природные ограничения неизбежно заставляют нас приобретать особые навыки работы и удерживают от неразумных попыток держать все факты в памяти. А это подводит нас к последнему правилу предыдущего параграфа систематическому ведению соответствующих записей, что особенно важно для людей, занимающих ответственные посты и имеющих широкий круг обязанностей, поскольку это единственный способ раздвинуть границы нашей памяти. Известно выражение: Блокнот с записями для делового человека то же, что сеть для рыбака. По этому поводу можно посоветовать:

систематически делать записи в блокноте;

вести их последовательно и в едином стиле;

никогда не жалеть бумаги.

Записи следует по возможности снабжать подробными комментариями, так как голые факты часто впоследствии оказываются почти бесполезными, поскольку их очень трудно расшифровывать.

Возникает вопрос: что же нужно записывать? Полезно самим определить принципы, с помощью которых мы будем отбирать материал по следующим направлениям: что следует записать, что запомнить, а что предать забвению.

Мы также постоянно должны осознавать, что существует риск переоценки собственных возможностей, так как всем свойственно стремление запоминать определенный материал, чтобы его не записывать.

И последний вопрос. Для каких целей можно использовать записи? Некоторые авторы рекомендуют разделить все материалы (или дела) на четыре группы записей для большей наглядности и облегчения их ведения.

К этим группам относятся:

информация о будущих обязательствах с указанием времени. Дела, которые нужно выполнить в следующем месяце, следует дополнить напоминаниями о том, что предстоит (деловые беседы и встречи);

особые задачи и дела, не относящиеся к нашей повседневной деятельности, но которые нам о себе напоминают до тех пор, пока мы их не выполним (письма, нужная нам информация, определение проблем для дискуссии);

данные, которые нам могут понадобиться в будущем, что может быть тогда, когда они уже померкнут в памяти, а их важность такова, что мы должны будем их кому-то сообщить или употребить без ошибок и пропусков;

записи, которые освежают память или способствуют более полному и точному запоминанию (формулы, имена с описанием личности, спецификации, структура, термины с определением значения).

Список литературы

Похожие рефераты:

Доклад: Грамматика глаз Реферат на тему Методика собеседования при приеме на работу Реферат на тему Пренатальный (внутриутробный) этап развития ребенка Реферат на тему Второй дошкольный период развития ребенка Реферат на тему Начальное овладение основами позитивных знаний Доклад: Природоохранительное просвещение для дошкольников Доклад: Завести ребенка. О чем разговор? Реферат на тему Тонкая красная линия между пропагандой и PR Доклад: Что мешает быть уверенным в себе Курсовая работа на тему Религиозно-цивилизационные выборы воспитания Доклад: Виды психологического противодействия Реферат на тему Похвала нездравому смыслу Реферат на тему Сознательное формирование положительного первого впечатления Реферат на тему Манипулятор обыкновенный Реферат на тему Психологические аспекты и сущность управленческого контроля Реферат на тему Личность руководителя Доклад: Особенности психологического склада жителей России Доклад: С чего начинается харизма Доклад: Приемы саморегуляции в состоянии гнева и раздражения Доклад: Психологические типы людей Реферат на тему Депрессия, тревожные расстройства и агрессия Реферат на тему Можно ли остановить депрессию? Реферат на тему Экстрасенсорное восприятие в общем ряду психических функций Реферат на тему Экспериментальное исследование обманов слуха Доклад: Что такое неврастения Реферат на тему О восприятии Мира в контексте бесконечно-конечного Доклад: Депрессия - болезнь разочарований Реферат на тему Профессиональное выгорание: как люди справляются Реферат на тему Ксенофобия в образовании Доклад: Как готовиться к экзамену по русскому языку и литературе Доклад: Психологические сопротивления и защиты Доклад: Психологические условия развития у подростков чувства взрослости Доклад: Психология успеха Реферат на тему Именология. Теория имён П. Флоренского Реферат на тему Родители и дети: права и обязанности Доклад: Секреты памяти Доклад: Идея перфекционизма Реферат на тему Жизненный цикл Человека Доклад: Психология женского упрека Реферат на тему Имидж и его роль в политике Доклад: Психология предпринимателя Доклад: Как вырабатывать силу воли Доклад: Азбука общения Доклад: Всегда быть верным себе и ни за что не сдаваться Реферат на тему Техника публичного выступления Доклад: Успешный бизнесмен: психологические особенности Реферат на тему Я-центризм. Как помочь другим оценить Вас или методы самосохранения Доклад: Школа оптимизма Доклад: Создание ситуации успеха Доклад: Ментальный аналог КПД паровоза или Математическая модель человеческой уверенности Реферат на тему Причины школьной неуспеваемости Реферат на тему Правила поведения торгового представителя при заключении сделки и пролонгировании отношений Реферат на тему Психопрофилактика наркозависимости Доклад: Как говорить мужчинам комплименты Курсовая работа на тему Психолог о подростках в школе и семье. Теория и практика психодиагностики Доклад: Поделись улыбкою своей Реферат на тему Студенческие приметы и ритуалы глазами психолога Доклад: Психология смысла жизни Доклад: Полюбить свою работу Доклад: Диссиденты эволюции. Онейроидные состояния сознания Доклад: Стресс-менеджмент Реферат на тему НЛП - мнение психолога Доклад: Контрперенос Реферат на тему Методы психотерапии. Русское и психотехническое Реферат на тему Феномены Коллективного бессознательного Доклад: Психология как наука. Возникновение, развитие, обзор основных направлений Реферат на тему Р-волны - ключ к интуитивным и телепатическим возможностям Доклад: Методы психотерапии. Прорыв Доклад: Имидж НЛП Реферат на тему Что такое "символизм" и его практическое использование Доклад: Когда необходим психолог? Реферат на тему Диагностика и коррекция посттравматических стрессовых расстройств Доклад: Роль жизненной позиции и убеждений в провокации заболевания. Биологически обратная связь Реферат на тему Синдром дефицита внимания и гиперактивности Реферат на тему Развитие умственной выносливости Доклад: Сомнамбулизм Реферат на тему Феномен структурирования психоинформационного пространства Дипломная работа на тему Формирование умений и навыков у учащихся второго класса при изучении комнатных растений Реферат на тему Обучение учению Доклад: Возрастная идентичность как регуляторный механизм инцестного поведения Реферат на тему Планирование развития карьеры Доклад: Маниакально-депрессивные психозы Реферат на тему Женские страхи Реферат на тему Cюжеты восприятия - как способ генерирования осознанных сновидений Реферат на тему Школьное образование сегодня: состояние и предложения Реферат на тему Специфика условной связи узких групп людей Доклад: Теории сна Доклад: О вреде доброты Реферат на тему Nosce Te Ipsum: Познай себя Доклад: Принцип Демиурга Доклад: Агрессия Реферат на тему Некоторые теоретические подходы к исследованию образования Доклад: Об институциализации конфликтологии как "развивающейся дисциплины" Реферат на тему Учащиеся и информационные технологии Курсовая работа на тему Методика интенсивного обучения французскому языку Реферат на тему Ролевая игра Реферат на тему Избранные сочинения современных гимназистов Реферат на тему Советская история глазами старшеклассников Реферат на тему Русские культурные традиции и нравственно-патриотическое воспитание дошкольника Реферат на тему Наука в системе образования